ビジネス会議：司会者のマナー

ビジネス会議の司会者は一般的に一定のポストを持つ人が務めており、マナーは非常に重要です。

　　1.司会者身なりは清潔で、気前がよく、精神豊満で、身なりを構わないことは禁物だ。

2.議長台に上がるには歩調がしっかりしていなければならず、歩く速度は会議の性質によって異なり、一般的には、速く、熱烈な会議の歩調には遅いはずだ。

3.着席後、立位司会者であれば、両足をそろえ、背筋をまっすぐにしなければならない。原稿を持つときは、右手に原稿の底中部を持ち、左手の五指をそろえて自然に垂れ下がる。両手で原稿を持つときは、胸と高さを揃えるべきだ。座って司会をするときは、体をまっすぐにして、両腕を前に伸ばしてください。両手をテーブルの縁に軽く押し、司会中に頭をかく、目をこする、足を止めるなどの下品な動作をしてはいけない。

4.司会者の言葉ははっきりしていなければならない。思惟すばしこい

5.司会者は会議の性質に応じて会議の雰囲気を調整し、重厚で、あるいはユーモアで、あるいは落ち着いて、あるいは活発でなければならない。

6.司会者は会場の知り合いに挨拶をしたり、雑談をしたりすることができず、会議が始まる前や、会議の休憩時間にうなずいたり、笑顔で挨拶したりすることができます。

礼儀作法の表現は会議が円満に成功するかどうかに重要な影響を与えている。

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インターネットと電子メールのビジネス分野での普及に伴い、電子メールマナーはビジネスマナーの一部となり、顧客関係の成否に対する影響が顕著になっている。ビジネスメールをどのように書きますか。Brody Communications Ltd.のMarjorie Brody社長は、執筆した記事の中で次のように提案しています。

1）言葉遣いに注意：自分のメールはわかりやすいと思っているかもしれませんが、時には誤解されています。簡単で明瞭なメールは、ファックスでメールの意味を明らかにする時間を節約することができます。

　　2) 宛先を「怒らせない」：敵意を込めた言葉や批判的なニュアンス（メールのマナーでは「炎」と呼ぶ）を使うと、相手を「怒らせる」ことができ、悪い局面を引き起こすことがあります。メールは皆さんの「筆陣」の道具ではありません。問題があれば、相手と面と向かって解決します。

　　3) 事前に受信者に通知する：できるだけメールを送る前に相手の許可を得るか、少なくともメールが来ていることを知ってもらう、あなたのメールが彼にとって価値があることを確認します。迷惑メールが好きな人はいません。無駄話だらけの不快な「件」に対する受信者の態度は、通常迷惑メールとして処理されている。

　　4) プライベートまたは秘密のメールを送信しないでください：「永久削除」を選択しても、多くのソフトウェアやネットワークサービスがハードディスク上のバックアップ情報にアクセスできます。あなたが送る前に、もし他の人（例えば社長）がこの手紙を見たらどうなるかよく考えてみてください。もちろん、上司はあなたのプライベートメールを見たり、顧客の機密を漏洩するリスクを冒して送信機の秘密メールを送信したりしたくありません。

　　5) 添付ファイル機能に注意：添付ファイルが大きいほどダウンロード時間が長くなり、受信者のコンピュータスペースを占有することが多くなります。添付ファイルの中には必要ないものもあるかもしれませんが、受信者はすでに持っているかもしれません。ファックスまたは冗長な添付ファイルを郵送します。

6）CC機能の使用に注意：自分のメールをメモのように他の同僚や顧客にCCするかもしれません。CC機能を悪用しないでください。そうしないと、受信者は迷惑メールの処理方法で削除されます。

7）文字マッピング（emoticon）の使用を避ける：ネットワークの専門家であり、さまざまな専門用語や文字マッピングについてよく知っているかもしれないが、受信者があなたと同じ専門家であると仮定してはいけない。